丁寧に書いたら長くなりすぎた。AIで文章を短く整える方法
取引先へのメールを丁寧に書いた。
送ったあと、上司に言われた。
「もっと簡潔に書いてくれると助かる」
丁寧に書いたつもりだったのに。どこが長いのか、どこを削ればいいのか、自分では分からない。もう一度書き直そうとしたけど、どこから手をつければいいか分からなくて、また長くなってしまった。
こういうこと、ありませんか。
「丁寧に書こう」とするほど、文章が長くなる。削ろうとしても、どこが削れるか判断できない。「要点だけ書いて」と言われても、何が要点か自分では分からない。
そんなとき、文章をそのまま相棒に貼り付けてみてください。どこを削ればいいか、一緒に整えてもらえます。
さくら丁寧に書いたつもりなのに「もっと簡潔に」って言われた…どこを削ればいいのか、自分では分からない…ゆとりちゃんその文章、そのまま相棒に貼り付けてみよ〜。どこを削ればいいか、一緒に整えてもらえるよ〜。
この記事でできること
- 長い文章をAIで短く整える方法が分かる
- メール・報告・要約・箇条書き化に使えるプロンプト例が手に入る
- 書いたあとの「どこを削ればいいか」が解消できる
文章が長くなる理由
文章が長くなるのは、相手にきちんと伝えたい気持ちがあるからです。
「これも伝えておいた方が親切かも」「説明が足りないと困らせるかも」そう考えるほど、文章には情報が増えていきます。
つまり、長くなるのは雑だからではなく、丁寧に伝えようとしているからです。
ただ、読み手にとっては、情報が多すぎると要点が見えにくくなることがあります。だから、書いたあとに相棒と一緒に整理すればいいんです。
どこが削れるかの判断を、相棒に手伝ってもらっていい。 文章をそのまま渡すだけで、整えてくれます。
さくら文章をそのまま貼り付けて「短くして」って言うだけで整えてくれるの…？ひなたくんポイントはここだけ！意味は変えずに、短く分かりやすくって伝えるだけでいい。どこが削れるか、相棒が判断してくれるよ。
AIへの頼み方はこれだけ
やることはシンプルです。
①整えたい文章をそのまま貼り付ける
②どう直してほしいかを伝える
例）短く・分かりやすく・要点だけ・箇条書きに
③意味は変えないでほしいことを添える
会社名・個人名・案件名など、具体的な情報は入れなくて大丈夫です。「取引先」「上司」「プロジェクト」のように置き換えてから使うと安心です。会社でAI利用のルールがある場合は、そのルールに従ってください。
短くする目的は、読み手を迷わせないこと
文章を短くするのは、ただ文字数を減らすためではありません。
読み手が、「何を確認すればいいのか」「いつまでに対応すればいいのか」「次に何をすればいいのか」をすぐ分かるようにするためです。
相棒に頼むときも、「短くして」だけでなく、「読み手が次に何をすればいいか分かるように」と添えると、使いやすい文章になりやすいです。
たとえば、こんなふうに変わります
たとえば、こんなメール文があったとします。
Before
お忙しいところ恐れ入ります。
先日お送りした資料について、ご確認いただけましたら幸いです。
念のため、内容について補足させていただきますと、今回ご確認いただきたい点は主に日程と掲載内容の部分になります。
もし可能でしたら、明日中を目安にご確認いただけますと大変助かります。
お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
相棒に「意味を変えずに短く整えて」とお願いすると、たとえばこんな文章になります。
After
お忙しいところ恐れ入ります。
先日お送りした資料について、日程と掲載内容をご確認いただけますでしょうか。
可能であれば、明日中にご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
言いたいことは同じでも、読み手の負担がぐっと減ります。
さくらBefore/Afterを見たら、同じ内容なのにこんなにすっきりした…！自分じゃここまで削れなかった。ゆとりちゃんでしょ〜！削り方って、慣れないと難しいんだよね〜。相棒に任せると、ぐっと読みやすくなるよ〜。
何を残せばいいか迷ったら
短くするときは、まずこの3つが残っているかを見れば大丈夫です。
- 何についての話か
- 相手に何をしてほしいか
- いつまでに必要か
この3つが残っていれば、文章は短くしても伝わりやすくなります。
シーン別プロンプト例
よく使うシーンのプロンプト例を紹介します。【 】の部分を自分の状況に合わせて変えてください。
メールを短くしたいとき
以下のメール文を、意味を変えずに短く整えてください。
丁寧さは残しつつ、読み手が一目で内容を把握できる文章にしてください。
必ず残したい情報：【期限・お願いしたいこと・謝罪の気持ちなど】
【メール文をそのまま貼る】
報告・説明文を短くしたいとき
以下の文章を、要点だけ残して短くしてください。
「何が起きたか」「どうするか」が一目で分かる文章にしてください。
必ず残したい情報：【期限・担当者・次のアクションなど】
【報告・説明文をそのまま貼る】
箇条書きにしたいとき
以下の文章を、箇条書きに整えてください。
読み手がすぐに内容を把握できるようにしてください。
項目は5つ以内にまとめてください。
【箇条書きにしたい文章をそのまま貼る】
3行でまとめたいとき
以下の文章を、3行以内に要約してください。
最も伝えたいことだけを残してください。
ただし、期限・依頼内容・次のアクションは削らないでください。
【まとめたい文章をそのまま貼る】
「分かりにくい」と言われた文章を直したいとき
以下の文章が「分かりにくい」と言われました。
読み手に伝わりやすいよう、言い回しや構成を整えてください。
意味は変えないでください。
【分かりにくいと言われた文章をそのまま貼る】
短くしすぎないことも大事
「とにかく短く」とだけ伝えると、必要な情報まで削れてしまうことがあります。
「短く、でも〇〇は残して」のように、残したい情報を添えると、意図通りの文章になりやすいです。
たとえば、
- 「短く、でも謝罪の気持ちは残して」
- 「短く、でも期限と担当者は明記して」
- 「短く、でも次のアクションが分かるように」
このひと言があるだけで、相棒が何を優先すべきか判断しやすくなります。
出てきた文章は、送る前に一度確認する
相棒が整えた文章は、送る前に一度確認するのがおすすめです。
確認するポイントはここです。
- 伝えたかったことが正確に残っているか
- 削られた情報で支障が出ないか
- 自分らしい言い方になっているか
- 会社名・個人名・案件名が入り込んでいないか
相棒が作るのは「たたき台」です。最後は自分の目で確認してから使いましょう。
まずは、一文だけ試してみてください
まずは、過去に送ったメールや、今書きかけの文章をひとつだけ使って試してみてください。
「意味を変えずに、短く分かりやすくして」
そう伝えるだけで大丈夫です。全部を完璧に直そうとしなくていい。一文だけでも短くなれば、それだけで読みやすくなります。
さくら長い、伝わらないって悩まなくて済むかも。相棒がいれば、怖くない。ゆとりちゃんうん〜。書いたあとに相棒に見せる。それだけでいいんだよ〜。
3分チャレンジ
【 】だけ自分用に変えて送ってみてください。会社名・個人名・案件名は入れなくて大丈夫です。
以下の文章を、意味を変えずに短く・分かりやすく整えてください。 削れる部分は削り、要点だけ残してください。 読み手が一目で内容を把握できる文章にしてください。 必ず残したい情報：【期限・お願いしたいこと・謝罪の気持ちなど】 【整えたい文章をそのまま貼る】
文章が長くなるのは、丁寧に伝えようとしているから。意味は変えずに短くと相棒に伝えれば、読み手が迷わない文章に整えてもらえる。出てきた文章は確認してから使おう。
名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。 必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。
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