STEP 5話しかけ方2026年5月19日

失礼にならないメール文を作りたいとき。場面別・AIへの話しかけ方プロンプト集

#メール #仕事 #プロンプト

このページでは、メール文に迷う場面ごとに、AIへの話しかけ方をまとめています。気になる場面を選んで、そのままコピペして使えます。

使い方はかんたんです。

今の状況に近い場面を選ぶ
【　】の中だけ自分の状況に変える
AIに送って、出てきた文章を相手や状況に合わせて確認してから使う

うまくいかないときは、下の「追加フレーズ」を足してみてください。

お断りや謝罪など、言いにくい場面のメールを書きたい方は「断り・お断り」「謝罪・お詫び」へ。依頼や確認メールを書きたい方は「依頼・お願い」「確認・催促」から使ってみてください。

この記事でできること

言いにくいことを、失礼にならない言葉に変えてもらえる
丁寧すぎず・カジュアルすぎないトーンのたたき台が作れる
相手・状況・関係性に合わせた文章を一緒に考えられる

今の状況から探す

今こんなとき	使うプロンプト
お断りのメールを送りたい	断り・お断りプロンプトへ
謝罪・お詫びのメールを送りたい	謝罪・お詫びプロンプトへ
依頼・お願いのメールを送りたい	依頼・お願いプロンプトへ
確認・催促のメールを送りたい	確認・催促プロンプトへ
お礼のメールを送りたい	お礼プロンプトへ
何と書けばいいか全然分からない	まるごと相談プロンプトへ

お断りのメールを送りたいとき

頼まれたことを断らなければいけない。でも失礼にならないか心配——そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
お断りのメールを書くのを手伝ってほしいです。

【断る相手】
例：取引先・上司・知人・ママ友など

【断る内容】
例：会食の誘いを断る／仕事の依頼を断る／PTAの役員を断る

【断る理由（書ける範囲で）】
例：スケジュールが合わない／担当業務の範囲外／家庭の事情

【相手との関係性】
例：普段から連絡を取り合っている／あまり面識がない

お願いしたいことは3つです。
1. 失礼にならない、やわらかいお断りの文章を作ってほしい
2. 丁寧すぎず、自然な言い方にしてほしい
3. 今後の関係に配慮した一言も入れてほしい

理由を詳しく説明しすぎず、すっきりした文章でお願いします。

差し替えポイント：断る相手・内容・理由・関係性を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もう少しやわらかい言い方にしてください」

もっと詳しく：断り方が分からないとき、AIと一緒に書いてみた。仕事・社内・PTAのお断りメール3パターン

謝罪・お詫びのメールを送りたいとき

ミスをしてしまった。遅れてしまった。謝りたいけど、どう書けばいいか分からない——そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
謝罪・お詫びのメールを書くのを手伝ってほしいです。

【謝罪する相手】
例：取引先・上司・お客さま・同僚など

【謝罪する内容】
例：返信が遅れた／納品物にミスがあった／約束の日時を間違えた

【状況の補足（書ける範囲で）】
例：すでに口頭で謝った／まだ連絡していない／相手に迷惑をかけた程度

【相手との関係性】
例：普段からやり取りがある／初めてのお客さま

お願いしたいことは3つです。
1. 誠実に伝わる謝罪の文章を作ってほしい
2. 言い訳に見えず、相手への配慮が伝わる言い方にしてほしい
3. 今後の対応も一言添えてほしい

すっきりした文章でお願いします。

差し替えポイント：謝罪する相手・内容・状況・関係性を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もう少し誠実さが伝わる言い方にしてください」

※大きなトラブルや契約・金銭に関わる謝罪の場合は、自己判断で送らず、上司や関係者に確認してから送ってください。

依頼・お願いのメールを送りたいとき

何かをお願いしたい。でも、押しつけがましくなりそうで送りにくい——そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
依頼・お願いのメールを書くのを手伝ってほしいです。

【お願いする相手】
例：取引先・上司・同僚・外部の担当者など

【お願いする内容】
例：資料の確認をお願いしたい／スケジュール調整をお願いしたい／作業を手伝ってもらいたい

【期限・条件（あれば）】
例：今週中にお願いしたい／難しければ相談したい

【相手との関係性】
例：普段からやり取りがある／初めてお願いする相手

お願いしたいことは3つです。
1. 押しつけにならない、やわらかいお願いの文章を作ってほしい
2. 期限や条件を自然に入れてほしい
3. 断れる余白を残した言い方にしてほしい

相手の負担に配慮した言い方でお願いします。

差し替えポイント：お願いする相手・内容・期限・関係性を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっとやわらかく、断りやすい余白を残した言い方にしてください」

確認・催促のメールを送りたいとき

返信がない。進捗が気になる。でも催促するのは気まずい——そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
確認・催促のメールを書くのを手伝ってほしいです。

【確認・催促する相手】
例：取引先・社内の担当者・外注先など

【確認・催促する内容】
例：返信がないので確認したい／納品の進捗を確認したい／先日送った書類の確認状況を聞きたい

【前回の連絡からの経緯（書ける範囲で）】
例：1週間前にメールした／口頭でお願いしていた

【期限・希望する返信時期（あれば）】
例：今日中に確認したい／今週金曜までに返信がほしい

【相手との関係性】
例：普段からやり取りがある／あまり面識がない

お願いしたいことは3つです。
1. 責めずに確認できる、やわらかい催促の文章を作ってほしい
2. 急かしすぎず、でも用件が伝わる言い方にしてほしい
3. 相手が返信しやすいような一言も入れてほしい

相手を責める言い方にならないようにお願いします。

差し替えポイント：相手・内容・経緯・期限・関係性を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もう少しやわらかく、プレッシャーを感じさせない言い方にしてください」

お礼のメールを送りたいとき

お礼を伝えたいのに、「ありがとうございました」だけで終わってしまう——そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
お礼のメールを書くのを手伝ってほしいです。

【お礼する相手】
例：取引先・上司・お客さま・同僚など

【お礼する内容】
例：打ち合わせのお礼／資料を送ってもらったお礼／フォローしてもらったお礼

【相手との関係性】
例：普段からやり取りがある／初めてお礼を伝える相手

お願いしたいことは3つです。
1. 気持ちが伝わる、自然なお礼の文章を作ってほしい
2. 「ありがとうございました」だけで終わらない、一言を足してほしい
3. 必要に応じて、今後のやり取りにつながる自然な結びを入れてほしい

堅くなりすぎず、相手に届く言葉でお願いします。

差し替えポイント：お礼する相手・内容・関係性を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もう少し具体的な感謝の言葉を入れてください」

何と書けばいいか全然分からないとき

状況が複雑で、どこから手をつければいいか分からない。そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプト
メールを送りたいのですが、何と書けばいいか全然分かりません。
状況を伝えるので、一緒に考えてほしいです。

【メールを送りたい相手】
例：取引先・上司・同僚・知人など

【今の状況（できるだけ詳しく書いてください）】
例：
・先週の打ち合わせで確認できなかったことがある
・相手に少し失礼なことをしてしまったかもしれない
・お願いしたいことがあるが、断られそうで送りにくい

【メールで伝えたいこと（うまく言えなくてもOK）】
例：謝りたい／確認したい／お願いしたい／お礼を言いたい

お願いしたいことは3つです。
1. 状況を整理して、何を伝えるべきか教えてほしい
2. 失礼にならない文章のたたき台を作ってほしい
3. 送る前に確認した方がいいポイントを1つ教えてほしい

難しく考えず、まず整理するところからお願いします。

差し替えポイント：相手・状況・伝えたいことを変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっとシンプルな文章にしてください」

うまくいかないときの追加フレーズ集

どの場面でも使える、追加ひとことをまとめました。AIの返答がしっくりこなかったときに足してみてください。

こんなとき	追加フレーズ
もっとやわらかくしたい	「もう少しやわらかい言い方にしてください」
堅くなりすぎた	「もう少しカジュアルな言い方にしてください」
長すぎる	「もっと短くしてください」
短すぎる	「もう少し丁寧な言い方に整えてください」
別の案がほしい	「別の言い方で3パターン出してください」
件名も考えてほしい	「件名も一緒に考えてください」
件名を短くしたい	「件名を20文字以内で3案出してください」
要点を整理したい	「要点が伝わるように箇条書きも使って整えてください」
結びを変えたい	「結びの一文だけ別の言い方にしてください」
社外向けにしたい	「社外の方に送る文章として整えてください」
社内向けにしたい	「社内向けの、少しカジュアルな言い方にしてください」
LINEで送る形にしたい	「LINEで送れる、短い形にしてください」

このページのプロンプトは、メール文のたたき台を作るためのものです。AIが出した文章は、そのまま送る前に、内容・相手・状況に合っているかを必ず確認してから使ってください。会社名・個人名・具体的な案件名は「取引先」「担当者」「資料」のように置き換えて入力すると安心です。

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【　】の中だけ自分の状況に変えて送ってみてください。会社名・個人名・案件名は「取引先」「担当者」「資料」のように置き換えて大丈夫です。

📋 コピペで使えるプロンプト

メールを送りたいのですが、言い方が失礼にならないか不安で送れずにいます。文章のたたき台を一緒に考えてほしいです。

【メールを送りたい相手】
例：取引先・上司・同僚・知人など

【メールの目的】
例：お断り／謝罪／お願い／確認・催促／お礼

【伝えたい内容】
例：先日の依頼をお断りしたい／返信が遅れたことを謝りたい

【相手との関係性】
例：普段からやり取りがある／初めての相手

お願いしたいことは3つです。
1. 失礼にならない、自然な文章のたたき台を作ってほしい
2. 丁寧すぎず・カジュアルすぎないトーンにしてほしい
3. 送る前に確認した方がいいポイントを1つ教えてほしい

堅くなりすぎず、相手に届く言葉でお願いします。

💬 ChatGPTを開いて貼り付ける

🌱 管理人・ゆずまるのひとこと

メール文に迷ったら、相手・目的・関係性をAIに伝えて、たたき台を作ってもらおう。出てきた文章はそのまま送らず、内容と相手の状況に合っているか確認してから使うと安心です。

AIに話す前の小さな確認

名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。