会議前に何を聞けばいいか分からない。AIで質問リストと準備を整理する方法
会議の前日、「準備しなきゃ」と思った。
でも、何をすればいいか分からない。
アジェンダを見ても、何を確認すればいいのかピンとこない。質問を考えようとしても、「これって当たり前のことだから聞かなくていいのかな」と思って止まってしまう。
結局、何も準備できないまま当日を迎えた。
会議中に気づいた。「あ、これ聞けばよかった」
こういうこと、ありませんか。
準備しようとする気持ちはある。でも何をすればいいか分からなくて、気づいたら何もできていない。
そんなとき、会議の種類と自分の立場だけ相棒に伝えてみてください。準備すべきことと質問リストを一緒に整理してもらえます。企業名も顧客名も、入れなくて大丈夫です。
さくら会議の前に準備しなきゃって思うんだけど…何をすればいいか分からなくて、結局何もできないまま当日になってしまう…ゆとりちゃん会議の目的と自分の立場だけ、相棒に話してみよ〜。何を準備すればいいか、一緒に整理してもらえるよ〜。
この記事でできること
- 企業名・顧客名なしで会議前の準備をAIで整える方法が分かる
- 質問リスト・確認事項・発言準備に使えるプロンプト例が手に入る
- 当日になって「あれを聞けばよかった」と後悔する場面を減らせる
会議前の準備が難しい理由
「準備が苦手だ」と思っていませんか。
そうじゃないんです。会議前の準備が難しいのは、何を準備すればいいかが分からないからです。
「何を聞けばいいか分からない」の中には、いろんな不安があります。
「こんなこと聞いていいのかな」「自分だけ分かっていなかったらどうしよう」「会議の流れを止めたら申し訳ない」
そう考えているうちに、質問が出てこなくなる。だからこそ、会議の前に相棒と一緒に質問の候補を出しておくと安心です。
何を準備するかの整理を、相棒に手伝ってもらっていい。 会議の種類と自分の立場を伝えるだけで、準備の方向性が見えてきます。
さくら企業名や顧客名を入れなくても、質問って整理できるの？ひなたくんポイントはここだけ！会議の種類と自分の立場が分かれば、準備すべきことは大体決まってくるんだ。具体的な社名は必要ないよ。
AIへの頼み方はこれだけ
3つを伝えるだけです。
①会議の種類：どんな会議か
例）進捗確認・提案・打ち合わせ・報告・キックオフ
②自分の立場：どんな役割で参加するか
例）担当者・参加者・発表者・議事録担当・意思決定者
③気になっていること：不安な点・確認したいこと
例）何を聞けばいいか分からない・自分の発言を準備したい
企業名・顧客名・案件名など、具体的な固有名詞は入れなくて大丈夫です。会社でAI利用のルールがある場合は、そのルールに従ってください。
たとえば、こんなふうに整理されます
たとえば、こんなふうに伝えたとします。
相棒に伝えた内容
進捗確認の会議に、担当者として参加します。
何を準備すればいいか、確認すべきことを整理してください。
相棒が整理してくれた内容がこちらです。
相棒が整理してくれた準備リスト
【事前に確認しておくこと】
・現在の進捗状況（どこまで完了しているか）
・遅れている部分とその原因
・次のステップと予定している期限
【会議で確認したい質問】
・現在、予定より遅れている部分はあるか
・遅れている場合、原因は何か
・期限に影響が出る可能性はあるか
・自分が次回までに対応することは何か
・判断が必要なことは誰に確認すればよいか
【自分の発言準備】
・現状の進捗を一言で言えるように整理する
・懸念点があれば、原因と対応案を合わせて伝える
企業名も顧客名も入れていないのに、これだけ整理されます。
さくら「進捗確認の会議で、担当者として参加する」って伝えただけで、こんなに整理されてきた…！ゆとりちゃんそう〜！会議の種類と立場を伝えるだけで、聞くべきことが見えてくるんだよ〜。
会議情報をAIに渡すときの注意
会議の内容をAIに伝えるとき、以下は入れないようにしましょう。
- 企業名・顧客名・取引先名
- 具体的な案件名・プロジェクト名
- 売上数字・契約内容・社外秘の情報
- 個人名
「進捗確認の会議」「提案の打ち合わせ」「社内の報告会議」のように、一般的な会議の種類だけ伝えれば十分です。実名ではなく「取引先」「社内会議」のようにぼかして伝えれば、準備の方向性は整理できます。
シーン別プロンプト例
よく使う会議のシーンごとに、プロンプト例を紹介します。【 】の部分を自分の状況に合わせて変えてください。
質問リストを整理したいとき
【会議の種類】の会議に、【自分の立場】として参加します。
この会議で確認しておくべき質問を5つに絞ってください。
優先度が高い順に並べてください。
企業名・顧客名・案件名は含みません。
確認事項を整理したいとき
【会議の種類】の会議の前に、事前に確認しておくべきことを整理してください。
自分の立場は【担当者・参加者など】です。
企業名・顧客名・案件名は含みません。
自分の発言を準備したいとき
【会議の種類】の会議で、【発表・報告・意見を述べる】場面があります。
簡潔に伝えるための発言の型を作ってください。
以下の順番で整理してください。
①結論
②理由・背景
③確認したいこと
④次にやること
企業名・顧客名・案件名は含みません。
伝えたい内容：【状況をそのまま書く】
議題を予習したいとき
【一般的なテーマ】について、会議前に理解しておくべき基本的なことを教えてください。
専門用語があれば、やさしく説明してください。
企業名・顧客名・案件名・社外秘の情報は含みません。
テーマ：【例：新商品の提案、進捗確認、業務改善、日程調整など】
初めて参加する会議の準備をしたいとき
【会議の種類】の会議に初めて参加します。
どんな流れで進むことが多いか、事前に準備しておくべきことを教えてください。
自分の立場は【担当者・参加者など】です。
出てきた内容は、自分の状況に合わせて確認する
相棒が整理してくれた内容は、そのまま使わずに自分の状況に合わせて確認するのがおすすめです。
確認するポイントはここです。
- 自分の会議の状況に合っているか
- 実際に聞く必要がある質問かどうか
- 発言の内容が事実と合っているか
相棒が作るのは「たたき台」です。実際の会議に合わせて、必要なものだけ使いましょう。
「何を聞けばいいか分からない」を一人で抱えなくていい
会議前に焦るのは、準備が苦手だからじゃないんです。何をすればいいかが分からないまま、一人で考えようとしているからです。
会議の種類と自分の立場を伝えるだけで、相棒が準備の方向性を整理してくれます。具体的な固有名詞は入れなくていい。それだけで、会議前の「何をすればいいか分からない」がぐっと減ります。
さくら会議の前に「何を聞けばいいか分からない」って焦らなくて済みそう…ゆとりちゃんうん〜。準備を一人で抱えなくていいんだよ〜。相棒と一緒に整えてみてね〜。
まとめて探したいとき
仕事のやることや会議メモを整理したいときは、頭の中のタスクを整理したいとき。状況別・AIへの話しかけ方プロンプト集 から近い場面を探せます。
3分チャレンジ
【 】だけ自分用に変えて送ってみてください。企業名・顧客名・案件名は入れなくて大丈夫です。
【進捗確認・提案・打ち合わせ・報告など、会議の種類】の会議に参加します。 自分の立場は【担当者・参加者・発表者・議事録担当など】です。 この会議で準備しておくべきことを3つ、 確認したい質問を5つに絞って整理してください。 優先度が高い順に並べてください。 企業名・顧客名・案件名は含みません。
会議の種類と自分の立場を伝えるだけで、準備すべきことと質問リストを整理してもらえる。企業名・顧客名は入れなくていい。出てきた内容は自分の状況に合わせて確認してから使おう。
名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。 必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。
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