報告書の下書きがまとまらないとき。場面別AIプロンプト集

このページでは、報告書の下書きを作りたい場面ごとに、AIへの話しかけ方をまとめています。気になる場面を選んで、AIへの話しかけ方をそのままコピペして使えます。

使い方はかんたんです。

1. 今の状況に近い場面を選ぶ
2. 【　】の中だけ自分の状況に変える
3. AIに送って、出てきた文章の内容が正しいか確認してから使う

⚠️ 報告書には会社名・個人名・売上数字・社外秘の情報が含まれることがあります。AIに入力する前に、「取引先」「担当者」「案件A」のように置き換えてから使うと安心です。会社のAI利用ガイドラインも確認してください。

短い連絡文や相談文ではなく、少しまとまった形で提出する「報告書」の下書きを作りたいときに使えます。上司への業務報告・進捗報告・トラブル報告などに向いています。

うまくいかないときは、下の「追加フレーズ」を足してみてください。

この記事でできること

• 何から書けばいいか分からない状態から、下書きのたたき台が作れる
• 箇条書きのメモや走り書きを、報告書の形に整えてもらえる
• 「書いたけどうまくまとまらない」文章を、読みやすく整理してもらえる

報告書は、最初からきれいな文章にしようとしなくて大丈夫です。まずは「現状・課題・次のアクション」の3つに分けるだけで、下書きが作りやすくなります。トラブル報告の場合は、「事実・原因・対応・再発防止」の順に整理すると、落ち着いて伝えやすくなります。

今の状況から探す

何から書けばいいか全然分からないとき

白紙を前に手が止まってしまう。どこから始めればいいか分からない。そんなときに使えます。

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報告書を書きたいのですが、何から始めればいいか分かりません。
まず構成を一緒に考えてほしいです。

【報告書の種類・目的】
例：業務報告／進捗報告／トラブル報告／訪問報告

【提出する相手】
例：上司・チームメンバー・取引先など

【伝えたいことの概要（思いつくまま書いてください）】
例：
・今月やったこと
・うまくいったこと・うまくいかなかったこと
・次に何をする予定か

お願いしたいことは3つです。
1. 報告書の基本的な構成（見出しの流れ）を提案してほしい
2. 各見出しに、何を書けばいいかを一言ずつ教えてほしい
3. 一番最初に書き始めるとよい部分を1つ決めてほしい

内容を推測して書き足さないでください。
まず構成を整えることを優先してください。

差し替えポイント：種類・目的・提出先・伝えたいことを変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっとシンプルな構成にしてください。見出しは3つだけにしてください」

メモや走り書きを報告書にしたいとき

箇条書きのメモや走り書きはあるのに、それをどう報告書にすればいいか分からない。そんなときに使えます。

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メモや走り書きをもとに、報告書の下書きを作ってほしいです。

【報告書の種類・目的】
例：業務報告／訪問報告／進捗報告

【提出する相手・状況】
例：上司への週次報告／チームへの共有

【メモ・走り書き（そのまま貼り付けてください）】
例：
・担当者と確認完了
・△△が想定より遅れている。来週対応
・取引先への資料送付済み
・次回は〇〇を検討予定

お願いしたいことは3つです。
1. メモをもとに、報告書らしい文章に整えてほしい
2. 「現状・課題・次のアクション」の流れにまとめてほしい
3. 読みやすく、簡潔な形にしてほしい

メモにある情報だけで整理してください。
内容を推測して書き足さないでください。
個人名・会社名は「担当者」「取引先」のように置き換えて入力してください。

差し替えポイント：種類・提出先・メモをそのまま貼り付けてください。個人名・会社名は置き換えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっと短く、箇条書きを使って整理してください」

書いたけどうまくまとまらないとき

文章は書いたけど、長すぎる・まとまりがない・何が言いたいか分からない。そんなときに使えます。

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報告書を書いたのですが、うまくまとまりません。整理してほしいです。

【書いた文章（そのまま貼り付けてください）】
（ここに書いた文章を貼り付ける）

【気になっていること】
例：長すぎる／何が言いたいか分からない／話が飛んでいる気がする

お願いしたいことは3つです。
1. 文章の問題点を教えてほしい
2. 読みやすく整理した改善版を作ってほしい
3. 変えた理由を一言ずつ教えてほしい

元の内容を大きく変えないでください。
書いてある事実は変えないまま、読みやすく整えてください。

差し替えポイント：書いた文章をそのまま貼り付けてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっと短く、要点だけに絞った形にしてください」

業務報告・進捗報告を書きたいとき

週次・月次の業務報告、プロジェクトの進捗報告——定期的な報告書は毎回書くのが大変。そんなときに使えます。

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業務報告・進捗報告の下書きを作ってほしいです。

【報告の種類・頻度】
例：週次業務報告／月次進捗報告

【提出する相手】
例：上司／チームリーダー

【今期の状況（箇条書きでもOK）】
例：
・進んでいること：〇〇の対応が完了した
・遅れていること：△△が予定より遅れている
・課題：□□の部分で判断が難しい状況
・次にやること：来週は〇〇を進める予定

お願いしたいことは3つです。
1. 「完了・進行中・課題・次のアクション」の形に整理してほしい
2. 上司に伝わりやすい、簡潔な報告文にしてほしい
3. 読みやすく、短い形にしてほしい

書いてある情報だけで整理してください。
推測で内容を追加しないでください。
個人名・会社名・案件名は置き換えて入力してください。

差し替えポイント：報告の種類・提出先・今期の状況を変えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もっとシンプルに、箇条書きだけで整理してください」

トラブル・問題の報告書を書きたいとき

ミスやトラブルの報告——何をどう書けばいいか一番迷う場面です。そんなときに使えます。

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トラブル・問題の報告書の下書きを作ってほしいです。

【報告する相手】
例：上司／チームリーダー／取引先

【状況の概要（書ける範囲で）】
例：
・何が起きたか：〇〇の対応でミスがあった
・いつ判明したか：〇月〇日
・影響：△△に迷惑をかけてしまった
・現在の状況：対応中 / 対応済み
・原因として考えられること：□□の確認が不十分だった
・再発防止として考えていること：今後は△△を確認する

お願いしたいことは3つです。
1. 「事実・原因・対応・再発防止」の形に整理してほしい
2. 誠実に伝わる、落ち着いたトーンにしてほしい
3. 言い訳っぽくならず、簡潔にまとめてほしい

書いてある情報だけで整理してください。
推測で内容を追加しないでください。
個人名・会社名・案件名は「担当者」「取引先」のように置き換えて入力してください。

差し替えポイント：報告する相手・状況の概要を変えてください。個人名・会社名は置き換えてください。

うまくいかないときの追加ひとこと：「もう少し誠実さが伝わる言い方にしてください」

※大きなトラブル、契約・金銭・顧客対応に関わる問題は、AIが作った文章をそのまま送らず、必ず上司や関係者に確認してから使ってください。事実関係・責任の所在・謝罪表現は、特に慎重に確認しましょう。

うまくいかないときの追加フレーズ集

どの場面でも使える、追加ひとことをまとめました。AIの返答がしっくりこなかったときに足してみてください。

このページのプロンプトは、報告書の下書きのたたき台を作るためのものです。AIが出した文章は、そのまま使う前に、事実が正しく反映されているか必ず確認してください。個人名・会社名・案件名・売上数字・社外秘の情報は「担当者」「取引先」のように置き換えて入力すると安心です。会社のAI利用ガイドラインも確認してから使ってください。

まとめて探したいとき

仕事のやることや会議メモを整理したいときは、頭の中のタスクを整理したいとき。状況別・AIへの話しかけ方プロンプト集 から近い場面を探せます。