仕事メールに30分悩む夜に。社外秘なしでAIにたたき台を作ってもらう方法
取引先へのお断りメール。
「どう書けばいいんだろう」と考え始めたのに、30分経っても一行も書けていない。
角が立たないようにしたい。でも、曖昧すぎてもよくない。丁寧にしたいけど、長くなりすぎるのも嫌だ。
「AIに頼めたら早いのに」
でも手が止まる。会社名も、取引先名も、案件名も入れられない。じゃあ、何を伝えればいいんだろう。
実は、会社名や案件名を入れなくても大丈夫です。
「誰に・何のために・どんなトーンで書きたいか」を伝えるだけで、相棒はメール文のたたき台を作ってくれます。
さくらお断りメール、どう書けばいいか分からなくて…もう30分も経ってる…ゆとりちゃん会社名も案件名も入れなくていいから、状況だけ相棒に話してみよ〜？
この記事でできること
- 社外秘を入れずにAIでメール文を作る方法が分かる
- お礼・お断り・依頼・お詫び・日程調整のプロンプト例が手に入る
- 出てきた文章の正しい使い方が分かる
社外秘を入れなくても伝わる理由
「会社名や案件名がないと、うまく伝わらないのでは？」と思いますよね。
でも、メール文を作るときに相棒が必要なのは、状況と目的です。具体的な固有名詞ではありません。
「取引先に」「お断りしたい」「丁寧に、角が立たないように」
この3つが伝われば、まずはメール文のたたき台を作れます。会社名や取引先名、具体的な案件名まで入れる必要はありません。
基本の型：相手→目的→トーン
メールを頼むときは、この3つを伝えるだけです。
①相手：誰に送るメールか
例）社外の取引先・社内の上司・同僚・初めて連絡する相手
②目的：何をしたいか
例）お礼・お断り・依頼・お詫び・日程調整
③トーン：どんな雰囲気にしたいか
例）丁寧に・やわらかく・簡潔に・角が立たないように
この3つを組み合わせるだけで、場面に合ったメール文が出てきます。
さくら状況だけ伝えれば、こんなに自然な文章が出てくるの…！ひなたくんポイントはここだけ！誰に・何のために・どんなトーンでを伝えるだけで、あとは相棒が考えてくれるんだ。
シーン別プロンプト例
実際によく使うシーンのプロンプト例を紹介します。【 】の部分だけ自分の状況に合わせて変えてみてください。
お礼メール
社外の取引先に、打ち合わせのお礼メールを書きたいです。
会社名・個人名は含めません。
丁寧で、温かみのある文章にしてください。
お断りメール
社外の取引先からの【依頼・提案・招待など】を、丁寧にお断りするメールを書きたいです。
会社名・個人名・案件名は含めません。
角が立たないよう、やわらかい表現にしてください。
依頼メール
社外の取引先に、【資料の送付・確認・対応など】をお願いするメールを書きたいです。
会社名・個人名は含めません。
丁寧で、相手の負担にならない書き方にしてください。
お詫びメール
社外の取引先に、対応が遅れたことをお詫びするメールを書きたいです。
会社名・個人名は含めません。
誠実で、簡潔な文章にしてください。
※契約・金銭・重大なトラブルに関わるお詫び文は、AIだけで作らず、上司や担当部署に確認しましょう。
日程調整メール
社外の取引先に、打ち合わせの日程を調整するメールを書きたいです。
会社名・個人名は含めません。
丁寧で、返信しやすい形にしてください。
さくらお断りしたい・丁寧に・角が立たないようにって送ったら、すぐ使えそうな文章が出てきた…！ゆとりちゃんそう〜！状況と目的を渡すだけで、ここまで変わるんだよ〜。
出てきた文章は、確認してから使う
相棒が作った文章は、そのまま送らないのが基本です。
確認するポイントはここです。
- 事実関係が正しいか
- 自分の言葉として自然か
- トーンが相手との関係に合っているか
- 具体的な会社名・個人名・案件名を入れすぎていないか
相棒が作るのは「たたき台」です。最終的な確認と送信は、必ず自分でしましょう。
「30分悩む」が「5分で確認する」に変わる
メール文に悩む時間は、仕事の中でじわじわと積み重なります。
相棒に相手・目的・トーンを渡して、たたき台を作ってもらう。自分で確認して、必要なところだけ直して送る。
この流れが身につくだけで、メールに費やしていた時間がぐっと短くなります。
社外秘を入れる必要はありません。状況だけ伝えれば、それで十分です。
さくらメール文に悩む時間、これでかなり減らせそう…ゆとりちゃんうん〜。たたき台を作ってもらって、自分で確認して使う。その流れが身についたら、仕事がぐっと楽になるよ〜。
まとめて探したいとき
仕事のメールや文章に迷ったときは、失礼にならないメール文を作りたいとき。場面別・AIへの話しかけ方プロンプト集 から近い場面を探せます。
3分チャレンジ
【 】だけ自分用に変えて送ってみてください。会社名・個人名・案件名は入れなくて大丈夫です。
仕事で使うメール文のたたき台を作ってください。 【相手】社外の取引先／社内の上司／同僚 【目的】お礼／お断り／依頼／お詫び／日程調整 【トーン】丁寧・やわらかく・簡潔に 具体的な会社名・個人名・案件名は含めません。 自然で、そのまま使えそうな文章にしてください。
メール文は誰に・何のために・どんなトーンでを伝えれば、たたき台を作れる。会社名や案件名などの具体名は入れなくてOK。出てきた文章は確認・修正してから使おう。
名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。 必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。
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