仕事メールの言い方が不安なときに。AIで敬語をやわらかく整える方法
取引先へのメールを書いた。
送信ボタンを押す前に、もう一度読み返した。
「この言い方、ちょっときつく聞こえないかな」「丁寧にしたつもりだけど、冷たく見えるかも」「断る文章って、こんなにそっけない感じでいいんだっけ」
結局、5回読み返して、2箇所直して、それでもまだ不安なまま送信した。
こういうこと、ありませんか。
言葉の選び方に迷って、送信前に何度も読み返してしまう。丁寧にしようとするほど、何が正解か分からなくなる。
そんなとき、文章をそのまま相棒に見せてみてください。「こんな印象にしたい」と伝えるだけで、言葉の印象を整えてもらえます。
さくらこの言い方、失礼じゃないかな…もう5回も読み返してるのに、まだ不安で送れない…ゆとりちゃんその文章、相棒に見せてみよ〜。どう直せばいいか、一緒に考えてもらえるよ〜。
この記事でできること
- 言葉の印象をAIで整える方法が分かる
- 断る・お願いする・催促する・意見を伝えるシーンで使えるプロンプト例が手に入る
- 送信前の「これ、大丈夫かな」を減らせる
言葉に迷う理由
「敬語が分からない」というより、「この場面でどのくらいの丁寧さが正解か分からない」ということが多いと思います。
相手との関係、状況、伝えたい内容。それによって、同じ内容でも言い方が変わります。正解がひとつではないから、迷ってしまうんです。
そこで、相棒に「どう整えればいいか」を手伝ってもらう。 正解を一緒に探してもらえばいいんです。
AIへの頼み方はこれだけ
やることはシンプルです。
①直したい文章をそのまま貼り付ける
②「こんな印象にしたい」を伝える
③意味は変えないでほしいことを添える
「やわらかく」「丁寧に」「角が立たないように」「失礼のない言い方に」。どんな印象にしたいかを一言添えるだけで、相棒が言い換えを考えてくれます。
さくら文章をそのまま貼り付けて「やわらかくして」って言うだけでいいの？ひなたくんポイントはここだけ！この文章を〇〇な印象にしてほしいって伝えるだけで、相棒が言い換えを考えてくれるんだ。
たとえば、こんなふうに変わります
たとえば、催促の文章でこんな言い方になっていたとします。
Before
資料の確認がまだのようです。
本日中に確認をお願いします。
意味は伝わりますが、人によっては少し強く感じるかもしれません。
相棒に「やわらかく、でも期限は明確に」とお願いすると、たとえばこんな言い方になります。
After
お忙しいところ恐れ入ります。
先日お送りした資料について、本日中にご確認いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
言いたいことは同じでも、印象が少しやわらかくなります。
大事なのは、きれいな敬語にすることではなく、相手にどう受け取られるかを一緒に確認することです。
シーン別プロンプト例
よく迷うシーンのプロンプト例を紹介します。
使う前に、ひとつだけ確認してください。 会社名・個人名・案件名・金額など、具体的な情報は入れなくて大丈夫です。「取引先」「相手」「資料」「日程」のように置き換えてから使うと安心です。また、会社でAI利用のルールがある場合は、そのルールに従ってください。
断るとき
以下の文章を、角が立たないやわらかい言い方に整えてください。
意味は変えずに、印象だけ調整してください。
【断る文章をそのまま貼る】
お願いするとき
以下の文章を、相手の負担にならない、丁寧なお願いの言い方に整えてください。
押しつけがましくなく、でも伝わるようにしてください。
【依頼の文章をそのまま貼る】
催促するとき
以下の文章を、失礼にならない催促の言い方に整えてください。
責めているように聞こえず、でも期限は明確に伝わる表現にしてください。
【催促の文章をそのまま貼る】
意見・指摘を伝えるとき
以下の文章を、相手を傷つけない言い方に整えてください。
意見はそのまま伝えつつ、やわらかい印象にしてください。
【意見・指摘の文章をそのまま貼る】
敬語が正しいか確認したいとき
以下の文章の敬語・言葉遣いに問題がないか確認してください。
おかしい部分があれば、直した文章も一緒に出してください。
【確認したい文章をそのまま貼る】
さくら角が立たないようにって伝えたら、同じ意味なのに全然印象が変わった…！ゆとりちゃんでしょ〜！言葉ひとつで印象ってこんなに変わるんだよ〜。
やわらかくしすぎないことも大事
「とにかくやわらかく」とだけ伝えると、意味が曖昧になりすぎることがあります。
たとえば、催促メールで「もしよろしければ、お時間のある際にご確認いただけますでしょうか」は丁寧ですが、急ぎのニュアンスが伝わりにくくなります。
「やわらかく、でも期限は明確に」「丁寧に、でも曖昧にしない」のように、やわらかさと明確さのバランスを伝えると、より使える言い換えが出てきます。
出てきた言い換えは、送る前に一度確認する
相棒が整えた文章は、送る前に一度だけ確認するのがおすすめです。
確認するポイントはここです。
- 自分の言いたいことと意味がズレていないか
- 相手との関係に合ったトーンになっているか
- 会社名・個人名が入り込んでいないか
- 自分らしい言い方になっているか
最後は、自分の気持ちや状況に合っているかを確認してから送りましょう。
送信前の「これ、大丈夫かな」を一人で抱えなくていい
言葉の選び方に正解はありません。でも、「もう少しやわらかく言いたい」「失礼にならないか確認したい」という気持ちには、相棒が応えてくれます。
一人で何度も読み返すより、相棒に見せて一緒に考える。それだけで、送信前の不安がぐっと減ります。
さくら送信前の、これ大丈夫かなが減った気がする…ゆとりちゃんうん〜。一人で悩まなくていいんだよ〜。相棒に見せてみてね〜。
まとめて探したいとき
仕事のメールや文章に迷ったときは、失礼にならないメール文を作りたいとき。場面別・AIへの話しかけ方プロンプト集 から近い場面を探せます。
3分チャレンジ
【 】だけ自分用に変えて送ってみてください。会社名・個人名・案件名は入れなくて大丈夫です。
以下の文章を、【やわらかく・丁寧に・角が立たないように】整えてください。 意味は変えずに、印象だけ調整してください。 【直したい文章をそのまま貼る】
言い方に迷ったら、文章をそのまま相棒に貼り付けて「こんな印象にしたい」と伝えるだけでいい。意味は変えず、印象を整えてもらえる。送る前に一度だけ自分で確認しよう。
名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。 必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。
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