クレームっぽくならない問い合わせ文、どう書けばいい？AIで角の立たない文を作る方法

「これ、問い合わせした方がいいと思うんだけど……」。

注文した商品が届かない。説明と違うものが来た。サービスの内容が分からない。そう思いながら、メールを書きかけてやめた。

クレームっぽくなったら嫌だな。強く出すぎたら怖いな。そのうち解決するかもしれないし。そうして、なんとなく諦めてしまった経験はありませんか。

さくら
問い合わせしたいけど、クレームみたいになったら嫌で…結局また諦めちゃった。
ゆとりちゃん
困ってることを伝えるのはおかしくないよ。一緒に伝え方を考えてみよ。

この記事でできること

• 「クレームっぽくなったら」という不安が少し軽くなる
• 困っていることを角の立たない文にまとめられる
• 場面ごとの使えるプロンプトがそのまま使える

止まる理由は「クレームっぽくなったら」が怖いから

問い合わせがなかなかできないとき、たいていこうなっています。

困っていることがある→問い合わせしなきゃ→でもクレームみたいに思われたら→強く出すぎたら関係が悪くなる→どう書けばいいか分からない→また今度にしよう→結局諦める。

「問い合わせが苦手だから動けない」のではなく、「どう書けば角が立たないか分からないから重くなる」ことが多いんです。

困っていることを伝えることは、おかしくありません。ただ、伝え方が整理されると、ずっと動き出しやすくなります。

クレームっぽくなる理由

問い合わせがクレームっぽく聞こえてしまうのは、たいていこういうときです。

• 感情が先に出てしまっている（「なぜ届かないんですか」）
• 事実と要望がまざっている（「届かないし、対応が遅い。どうにかしてください」）
• 相手への依頼が強く見えやすい（「早急に対応してください」だけで終わっている）

逆に言うと、事実・困っていること・お願いしたいことの3つを順番に整理するだけで、角の立たない文になりやすいんです。

その整理を相棒に手伝ってもらうと、「これなら送れる」という文が見えてきます。

なお、やわらかく書くことは、我慢することではありません。困っている事実と、確認してほしいことは、はっきり書いて大丈夫です。

ひなたくん
「事実」「困っていること」「お願いしたいこと」の3つを分けて書くだけで、ぐっと伝わりやすくなるよ。
さくら
感情と事実がまざってたのかも…それが「クレームっぽい」になってたんだ。

さくらさんが、実際に試してみた

まず、さくらさんはこう頼んでみました。

商品が届かないので、問い合わせの文を作ってください。

返ってきたのは、こんな文でした。

注文した商品がまだ届いていません。早急にご対応をお願いします。

短いし、いつ注文したのかも分からない。それに「早急にご対応を」だけだと、少し強くてクレームっぽく見えてしまいそう。そこで、事実・困っていること・お願いを分けて、やわらかくを足して頼み直します。

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
注文した商品が届かない件で、問い合わせの文を作ってください。
クレームっぽくならないように、やわらかい言い方でお願いします。

・事実：5日前に注文したが、まだ届いていない
・困っていること：発送されたのか分からず、不安に思っている
・お願いしたいこと：今の配送状況を確認してほしい

事実・困っていること・お願いの順に、整理して書いてください。

返事は、こう変わりました。

お世話になっております。先日注文した商品について、本日時点でまだ受け取れておりません。発送状況が分からず、少し不安に思っております。お手数をおかけしますが、現在の配送状況をご確認いただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。

事実・困っていること・お願いが順番に並んで、強すぎず弱すぎない、ちょうどいい文になりました。

なお、急ぎの場合は「早急に」が悪いわけではありません。ただ、理由や希望期限を添えると、強い印象だけが残りにくくなります。たとえば「〇日までに使用予定があるため、可能でしたら本日中に状況をご確認いただけますでしょうか」のようにすると、急ぐ理由まで伝わります。

さくら
同じ困りごとでも、3つに分けるだけでこんなに落ち着いた文になるんだ…！
ひなたくん
感情が先に出ないように、事実→困っていること→お願いの順にしたんだ。これなら相手も動きやすいよ。

※相棒の回答は一例です。同じ内容を送っても、使うAIやタイミングによって返答が変わることがあります。注文番号や日付は、送る直前に自分で確かめてください。

送る前に確認しておくと安心なこと

問い合わせ文を作ったあと、送る前に必要な情報が入っているか確認しておきましょう。

• いつ起きたことか
• 何に困っているのか
• 何を確認・対応してほしいのか
• 注文番号や受付番号を入れる必要があるか

住所・電話番号・注文番号・個人が分かる写真やスクリーンショットは、AIには入れず、必要な場合だけ問い合わせ先に直接添付しましょう。

実際の使い方

会社名・個人名・注文番号などは入れなくて大丈夫です。「注文した商品」「担当の方」のように置き換えて使ってください。

場面に合わせて、使いやすいものを選んでみてください。

場面A：商品・サービスへの問い合わせ

届いた商品が違う、説明と内容が異なる、使い方が分からないなど、商品やサービスへの問い合わせに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
商品・サービスについて問い合わせしたいのですが、クレームっぽくならない文を作りたいです。一緒に考えてください。

【困っていること・状況】
例：注文した商品と違うものが届いた・説明と内容が違った・使い方が分からないなど

【相手にしてほしいこと】
例：確認してほしい・交換してほしい・説明してほしいなど

【送る相手・媒体】
例：ショップへのメール・問い合わせフォーム・LINEなど

条件は4つです。
1. 事実・困っていること・お願いしたいことを分けて整理してほしい
2. 感情的にならない、やわらかい言い方にしてほしい
3. 相手が動きやすい、具体的なお願いの形にしてほしい
4. 問い合わせフォームやメールで使いやすい長さにしてほしい

差し替えポイント：困っていること・相手にしてほしいこと・送る相手や媒体を自分の状況に変えてください。

場面B：注文・配送のトラブル

商品が届かない、配送が遅れている、破損していたなど、注文・配送にまつわるトラブルに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
注文・配送のトラブルについて問い合わせしたいのですが、クレームっぽくならない文を作りたいです。一緒に考えてください。

【困っていること・状況】
例：注文から〇日経っても届かない・配送中に破損していた・誤配送があったなど

【相手にしてほしいこと】
例：現在の状況を確認してほしい・再送してほしい・返金してほしいなど

【送る相手・媒体】
例：ショップへのメール・問い合わせフォームなど

条件は4つです。
1. 事実・困っていること・お願いしたいことを分けて整理してほしい
2. 感情的にならない、やわらかい言い方にしてほしい
3. 相手が動きやすい、具体的なお願いの形にしてほしい
4. 問い合わせフォームやメールで使いやすい長さにしてほしい

差し替えポイント：困っていること・相手にしてほしいこと・送る相手や媒体を自分の状況に変えてください。

場面C：返信が来ないときの再問い合わせ

問い合わせを送ったのに返信がない。催促っぽくなりそうで再度の連絡をためらっている、そんなときに使えます。

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
問い合わせを送ったあと、返信がありません。催促っぽくならない確認の文を作りたいです。一緒に考えてください。

【前回問い合わせた内容】
例：商品が届かない件・手続きの確認・サービスへの質問など

【前回連絡してからの期間】
例：3日・1週間など

【今回確認したいこと】
例：対応状況を確認したい・いつ頃返信がもらえるか知りたいなど

条件は3つです。
1. 催促っぽくなりすぎない言い方にしてほしい
2. 前回の問い合わせ内容が分かるようにしてほしい
3. 相手が返信しやすい、短い文にしてほしい

差し替えポイント：前回の問い合わせ内容・経過した期間・確認したいことを自分の状況に変えてください。

たとえば、こんな文になります。

先日、〇〇の件で問い合わせをお送りしました。その後の状況について確認したく、ご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、現在の対応状況やご返信の目安を教えていただけますと幸いです。

「催促」ではなく「状況確認」になっているので、角が立ちにくくなります。

場面D：学校・行政への問い合わせ

学校への連絡、市役所・区役所への問い合わせ、公共のサービスへの質問など、少し緊張する問い合わせに使えます。

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学校・行政などへの問い合わせ文を作りたいのですが、失礼のない文にしたいです。一緒に考えてください。

【問い合わせしたい内容・状況】
例：手続きの方法が分からない・書類の記載内容を確認したい・学校への連絡など

【相手にしてほしいこと】
例：確認してほしい・教えてほしい・対応してほしいなど

【送る相手・媒体】
例：学校へのメール・市役所への問い合わせフォーム・電話での問い合わせ原稿など

条件は4つです。
1. 事実・聞きたいこと・お願いしたいことを分けて整理してほしい
2. 丁寧で失礼のない言い方にしてほしい
3. 相手が答えやすい、具体的な質問の形にしてほしい
4. メール・フォームで使いやすい長さにしてほしい

差し替えポイント：問い合わせしたい内容・相手にしてほしいこと・送る相手や媒体を自分の状況に変えてください。

手続きや制度に関わる内容は、相棒の文をそのまま信じるのではなく、公式サイトや窓口で最新情報を確認してください。

さくら
これで失礼じゃないかな…送ってから、強く出すぎた？って不安になりそうで。
ゆとりちゃん
たたき台だから、送る前に確認できるんだよ〜。もう少しやわらかくって直せるから、不安なまま送らなくて大丈夫だよ〜。

うまくいかないときの追加ひとこと

相棒の返答がしっくりこなかったり、もう少し調整したいときは、追加で送ってみてください。

• もう少しやわらかい言い方にしてください
• もっと丁寧な言い方にしてください
• 感情が出ている部分を抑えてください
• もっと短くしてください。3〜4行にしてください
• 電話で伝えやすい言い方にしてください
• 催促っぽくならない言い方にしてください

返ってきた答えが合わなければ、そのまま伝え直せばいいです。

困ったこと、ちゃんと伝えていいんだよ

「クレームっぽくなったら」と思って諦めていた問い合わせが、文を整えるだけで動き出すことがあります。

困っていることを伝えることは、おかしくありません。クレームにしたいわけではなく、状況を確認して、必要な対応をお願いしたいだけです。

まず相棒に渡してみてください。「これで大丈夫かな」と思えたら、送る前に日付・注文番号・問い合わせ先・お願いしたい内容を確認して、必要な情報だけ自分で追記しましょう。

ゆとりちゃん
困ったこと、ちゃんと伝えていいんだよ〜。クレームにしたいわけじゃなくて、状況を確認して対応をお願いしたいだけだからね。相棒と一緒に、伝えやすい文を作ってみよう。
さくら
…うん。まず文だけ作ってみる。そこから考えよう。

家電や設備の不具合を伝えたいときは 家電の調子が悪いときに。AIで状況を伝える連絡文を作る方法 も参考になります。

ほかの場面のプロンプトを探したいときは 状況から探すAIプロンプト図書館 もどうぞ。