会議メモがまとまらない夜に。AIで要点とタスクを整理する方法
会議が終わって、席に戻った。
手元には、走り書きのメモ。矢印や丸囲み、途中から文章になっていない箇所もある。
「あとでちゃんとまとめよう」
そう思ったまま、次の仕事に追われて気づけば夕方。今日もお迎えの時間が迫っている。
メモを見返してみたけど、どこが結論で、どこが雑談だったのか、もう分からない。
「…で、結局わたし、何をすればいいんだっけ。」
こういうこと、ありませんか。
会議メモを整理しなきゃいけないのは分かってる。でも、まとめる時間も気力も残っていない。そんなときに、相棒が役に立ちます。走り書きのメモから会社名や個人名をぼかして貼り付けるだけで、要点とタスクを整理してくれます。
さくらメモはあるんだけど…で、わたし何をすればいいんだっけ、ってなってる…ゆとりちゃんそのメモ、ぼかして相棒に投げてみよ〜。整理してくれるよ〜。
この記事でできること
- 会議メモをぼかして相棒に貼り付け、整理してもらう方法が分かる
- 要点・決定事項・未決事項・タスクを箇条書きで出してもらえる
- 会議後のメモ整理の時間をぐっと短くできる
まず、この3つに分けるだけでいい
会議メモを整理するときは、まずこの3つに分けるだけで大丈夫です。
- 要点：会議で話した大事なこと
- 決定事項：決まったこと
- タスク：誰が、いつまでに、何をするか
全部をきれいな文章にしようとしなくて大丈夫。まずは「あとで動くために必要なところ」だけ拾えれば十分です。この3つを相棒に出してもらう、それだけでOKです。
個人名や社外秘をぼかせば、完璧に清書しなくていい
「相棒に渡すなら、きれいに整理してからじゃないといけないのかな」と思っていませんか。
そんなことはありません。走り書きのメモ、話し言葉、途中で途切れた文章。ぼかしさえすれば、そのまま貼り付けて大丈夫です。相棒は断片的な情報の中から、要点を拾って整理してくれます。
「整理してから渡す」のではなく、「整理してもらうために渡す」。 それだけで、会議後の処理がぐっと楽になります。
なお、この記事では正式な議事録の作成というより、まずは自分用に「要点・決定事項・タスク」を整理する方法を紹介します。
送るときに気をつけること
会社のルールで外部AIへの入力が禁止されている場合は、使わないでください。また、社外秘・未公開情報・契約内容・売上数字・個人情報などは入力しないのが安心です。
送る前に、以下も確認してください。
- 会社名・取引先名 → 「職場」「取引先」に置き換える
- 個人名 → 「担当者」「上司」「担当者A」などに置き換える
- 具体的な案件名・プロジェクト名 → 「あるプロジェクト」などにぼかす
- 社外秘の数字や契約内容 → 送らない
多少ぼかしても、「要点・決定事項・タスク」を整理する目的なら十分役立ちます。
さくらさんが実際に試してみた
まず、さくらさんがやってみました。
さくらさんが最初に送ったのは、こんな一言でした。 「この会議メモを整理してください。」
そのまま走り書きのメモを貼り付けて送ると、こんな返答が来ました。
内容を確認しました。もう少し詳しく教えていただけますか？どの部分を重点的に整理しますか？
さくらう〜ん、何を重点的にって言われても…要点とタスクが知りたいだけなんだけど。ひなたくん何をどんな形で出してほしいかを最初に指定するだけで、ぐっと変わるよ。プロンプトを先に書いてから、メモを貼り付けてみて。
条件を足して、もう一度聞いてみる
さくらさんが送り直したのがこちら。
📋 コピペで使えるプロンプト以下の会議メモを整理してください。 ・要点を3つ以内で箇条書き ・決定事項 ・未決事項、確認が必要なこと ・担当タスクと期限（分かる範囲で） をそれぞれまとめてください。 【ここに会議メモを貼り付ける】 ・来期の販促どうするか → 担当者が案を出す 来週まで ・予算の話 → 上の判断待ち 今月中に決める ・SNS運用 → 外注か内製か 費用対効果を調べる → 担当者A ・次回MTG 再来週火曜 10時 ・あと細かい修正は各自で対応
すると相棒の返答がガラッと変わりました。
【要点】 ・来期の販促方針を検討中。担当者が来週までに案を提出 ・予算は今月中に上位判断で決定予定 ・SNS運用の外注・内製を費用対効果で比較検討
【決定事項】 ・次回MTGは再来週火曜 10時
【未決事項・確認が必要なこと】 ・予算：上位判断待ち、今月中に結論が出る予定 ・SNS運用方針：外注・内製の比較検討が必要
【担当タスク】 ・販促案の作成：担当者 期限：来週 ・SNS費用対効果の調査：担当者A 期限：記載なし ・細かい修正：各自 期限：記載なし
さくら貼り付けて要点とタスクをまとめてって送ったら、未決事項まで出てきた…！これが分かると、会議のあとがぜんぜん違う！ゆとりちゃんでしょ〜！次の会議のあとも、同じように試してみてね〜。
自分用に変えるとしたら？
| 条件 | 例 |
|---|---|
| 出力の形式 | 箇条書き・表・メール文など |
| まとめる内容 | 要点のみ・タスクのみ・不明点のみなど |
| ぼかし方 | 会社名→「職場」、個人名→「担当者」など |
| 用途 | 自分用メモ・共有用要約など |
※相棒の回答は一例です。同じ文章を送っても、使うAIやタイミングによって返答が変わることがあります。共有前には必ず自分で内容を確認してください。
もう少し使いこなすなら
基本の使い方に慣れてきたら、こんな頼み方も試してみてください。
タスクを表にまとめたいとき
📋 コピペで使えるプロンプトタスクだけ抽出して、以下の表にしてください。 | タスク | 担当者 | 期限 | 確認が必要なこと |
不明点・確認事項を出したいとき
📋 コピペで使えるプロンプトこのメモを読んで、不明点や確認が必要なことをリストにしてください。
決定・未決を分けたいとき
📋 コピペで使えるプロンプト決定事項と未決事項に分けて整理してください。
欠席者への共有文を作りたいとき
📋 コピペで使えるプロンプト参加できなかった人に送る要約メールの文章を作ってください。
※共有文を使う場合は、事実関係・担当者・期限を必ず確認してから送ってください。
相棒の整理結果は、必ず自分で確認する
相棒はメモの内容を読んで整理しますが、文脈を読み違えることがあります。
- タスクの担当者が違う場合がある
- 期限が正確に拾えていない場合がある
- 決定していないことが決定事項として書かれる場合がある
相棒の整理結果を、そのまま使わない。 必ず自分の目で確認してから、共有や保存をしましょう。確認の時間を短くするための道具として使うのが、一番うまい使い方です。
会議の前に質問を整理したいときは、会議前に何を聞けばいい？AIで質問リストを作る方法 も参考になります。
3分チャレンジ
【 】だけ自分用に変えて送ってみてください。会社名・個人名・案件名は「職場」「担当者」などにぼかして大丈夫です。
以下の会議メモを整理してください。 ・要点を3つ以内で箇条書き ・決定事項 ・未決事項、確認が必要なこと ・担当タスクと期限（分かる範囲で） をそれぞれまとめてください。 【ここに会議メモを貼り付ける】
走り書きの会議メモは個人名や会社名をぼかして相棒に投げるだけで整理できるよ。要点・決定・タスクを出してもらって、あとは自分で確認してみてね。
名前・住所・電話番号・学校名・会社名など、個人がわかる情報は入れすぎなくて大丈夫です。 必要なところだけ仮の言葉に置き換えて、安心できる範囲で使ってください。
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