仕事メールに30分悩む夜に。社外秘なしでAIにたたき台を作ってもらう方法

取引先へのお断りメール。「どう書けばいいんだろう」と考え始めたのに、30分経っても一行も書けていない。

角が立たないようにしたい。でも、曖昧すぎてもよくない。丁寧にしたいけど、長くなりすぎるのも嫌だ。「AIに頼めたら早いのに」。でも手が止まる。会社名も、取引先名も、案件名も入れられない。じゃあ、何を伝えればいいんだろう。

実は、会社名や案件名を入れなくても大丈夫です。「誰に・何のために・どんなトーンで書きたいか」を伝えるだけで、相棒はメール文のたたき台を作ってくれます。

さくら
お断りメール、どう書けばいいか分からなくて…もう30分も経ってる…。
ゆとりちゃん
会社名も案件名も入れなくていいから、状況だけ相棒に話してみよ〜。

この記事でできること

• 社外秘を入れずにAIでメール文のたたき台を作る方法がわかります
• お礼・お断り・依頼・お詫び・日程調整のプロンプト例が手に入ります
• 出てきた文章の正しい使い方（確認のしかた）がわかります

社外秘を入れなくても伝わる理由

「会社名や案件名がないと、うまく伝わらないのでは？」と思いますよね。でも、メール文を作るときに相棒が必要なのは、状況と目的であって、具体的な固有名詞ではありません。

「取引先に」「お断りしたい」「丁寧に、角が立たないように」。この3つが伝われば、まずはたたき台を作れます。

ただし、会社でAI利用のルールがある場合は、必ずそのルールを優先してください。この記事では、会社名・個人名・案件名などを入れずに、一般的なメール文のたたき台を作る使い方を紹介します。

相棒に、お断りメールのたたき台を作ってもらう

まず、さくらさんがやってみました。最初に送ったのは、これだけ。

取引先へのお断りメールを書いてください。

返ってきたのは、丁寧だけど、どこか教科書的な文面でした。何を断るのか、相手との関係も分からないので、当然です。そこで、会社名は伏せたまま、相手・目的・トーンを足して送り直します。

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先からの提案を、丁寧にお断りするメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名・案件名は含めず、〇〇で置き換えてください。

【状況】
今後も関係を続けたい相手。今回の提案だけは見送りたい。

角が立たない、やわらかい表現でお願いします。

返事は、こう変わりました。

件名：ご提案の件について 〇〇様 このたびはご提案いただき、ありがとうございました。社内で検討いたしましたが、今回は見送らせていただくことになりました。 せっかくお声がけいただいたなか恐縮ですが、また機会がありましたらぜひよろしくお願いいたします。

さくら
角が立たないようにって伝えただけで、ここまで自然になるんだ…！これなら〇〇を直して、内容を確認すれば送れそう。
ひなたくん
相手・目的・トーンの3つを渡したから、たたき台がぐっと具体的になったんだ。あとは〇〇を本当の言葉に置き換えるだけだよ。

※相棒の回答は一例です。出てきた文章はそのまま送らず、自分の言葉として自然か確認・修正してから使ってください。

基本の型：相手 → 目的 → トーン

メールを頼むときは、この3つを伝えるだけです。

• 相手：誰に送るか（社外の取引先・社内の上司・同僚・初めての相手）
• 目的：何をしたいか（お礼・お断り・依頼・お詫び・日程調整）
• トーン：どんな雰囲気にしたいか（丁寧に・やわらかく・簡潔に・角が立たないように）

この3つを組み合わせるだけで、場面に合った文面が出てきます。

シーン別プロンプト例

よく使うシーンのプロンプトです。【　】や状況だけ自分用に変えてください。いずれも会社名・個人名・案件名は含めず、〇〇で置き換えればOKです。

お礼メール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先に、打ち合わせのお礼メールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名は含めず、〇〇で置き換えてください。
丁寧で、温かみのある文章にしてください。

お断りメール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先からの【依頼・提案・招待など】を、丁寧にお断りするメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名・案件名は含めず、〇〇で置き換えてください。
角が立たないよう、やわらかい表現にしてください。

依頼メール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先に、【資料の送付・確認・対応など】をお願いするメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名は含めず、〇〇で置き換えてください。
丁寧で、相手の負担にならない書き方にしてください。

お詫びメール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先に、対応が遅れたことをお詫びするメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名は含めず、〇〇で置き換えてください。
誠実で、簡潔な文章にしてください。

※契約・金銭・重大なトラブルに関わるお詫び文は、AIだけで作らず、上司や担当部署に確認しましょう。

日程調整メール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社外の取引先に、打ち合わせの日程を調整するメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名は含めず、〇〇で置き換えてください。
丁寧で、返信しやすい形にしてください。

社内への依頼メール

📋 コピペで使えるプロンプトコピーする
社内の上司または同僚に、【確認・相談・対応など】をお願いするメールのたたき台を作ってください。
会社名・個人名・案件名は含めず、〇〇で置き換えてください。
丁寧すぎず、簡潔で、相手が返信しやすい文面にしてください。

出てきた文章は、確認してから使う

相棒が作った文章は、そのまま送らないのが基本です。確認するポイントはここです。

• 事実関係が正しいか
• 自分の言葉として自然か
• トーンが相手との関係に合っているか
• 〇〇の置き換え忘れや、入れすぎた固有名詞がないか

相棒が作るのは「たたき台」です。最終的な確認と送信は、必ず自分でしましょう。

「30分悩む」を、「たたき台を確認する時間」に変える

メール文に悩む時間は、仕事の中でじわじわ積み重なります。相手・目的・トーンを渡してたたき台を作り、自分で確認して必要なところだけ直して送る。この流れが身につくだけで、メールに費やす時間がぐっと短くなります。社外秘を入れる必要はありません。状況だけ伝えれば、それで十分です。

さくら
メール文に悩む時間、これでかなり減らせそう…。
ゆとりちゃん
うん〜。たたき台を作ってもらって、自分で確認して使う。その流れが身につくと、仕事がぐっとラクになるよ〜。

会社情報を入れずに仕事でAIを使う考え方を知りたい方はこちら。 → 会社の情報を入れずに使える。AIで仕事を軽くする4つの方法

仕事のメールや文章のプロンプトをまとめて探したいときはこちら。 → 困ったときに使えるAIプロンプト集